Le cahier des charges de votre logiciel métier
Un cahier des charges de logiciel métier répond à dix questions, du but du logiciel à votre budget, en passant par votre façon de travailler, les règles à suivre, les données à reprendre et les outils à connecter. Il vaut pour un outil interne, un CRM ou un portail client. Le modèle et son exemple rempli sont gratuits, en Word ou en PDF.
- 10 questions
- Word et PDF
- Gratuit
Mis à jour le
Les 10 questions pour votre logiciel métier
Chaque question est suivie d'un exemple, celui d'une entreprise d'entretien de climatisations qui veut remplacer ses tableurs par un logiciel.
Question 1
Qui êtes-vous, et que doit apporter votre logiciel ?
Votre activité en une phrase, puis ce que le logiciel doit changer : du temps gagné, moins d'erreurs, une vue claire sur l'activité, des clients mieux suivis. Ce but décide de tout le reste. Ajoutez à quoi vous verrez que c'est réussi, en chiffres si possible.
Exemple
Une entreprise de 25 personnes qui entretient des climatisations et des pompes à chaleur. Le logiciel doit remplacer nos tableurs. Réussi si chaque rapport part le jour même de l'intervention.
Question 2
Comment travaillez-vous aujourd'hui ?
Racontez une journée type, étape par étape, avec les outils utilisés : tableurs, papier, messagerie, logiciel du marché. Notez ce qui fait perdre du temps ou crée des erreurs : c'est là que le logiciel rapporte.
Exemple
Le planning est dans un tableur partagé. Les techniciens reçoivent leurs rendez-vous par message et remplissent un rapport papier, ressaisi le soir par l'assistante.
Question 3
Qui va l'utiliser, avec quels droits ?
Chaque service et chaque poste a ses écrans et ses droits : ce qu'il voit, crée, modifie ou valide. Donnez le nombre d'utilisateurs, et dites qui travaille au bureau et qui sur le terrain.
Exemple
Trois personnes au bureau, qui planifient et facturent. Quinze techniciens sur téléphone, qui ne voient que leurs interventions. Le gérant, qui voit tout.
Question 4
Quelles étapes et quelles règles doit-il suivre ?
Le chemin d'un dossier, d'une commande ou d'une intervention, de sa création à sa clôture : qui fait quoi, qui valide, ce qui se passe en cas d'exception. Ces règles font d'un logiciel un outil fait pour vous.
Exemple
Une demande devient une intervention planifiée, réalisée, puis facturée. Un contrat d'entretien crée seul la visite de l'année suivante. Une pièce à commander bloque la clôture.
Question 5
Quels écrans pour la première version ?
Listez les écrans dont chacun a besoin, puis séparez l'indispensable de ce qui peut attendre. Une première version réduite se met en service plus tôt. Citez aussi un ou deux logiciels dont vous aimez la façon de faire.
Exemple
Au lancement : le planning, la fiche client avec ses équipements, le rapport d'intervention signé sur téléphone. Plus tard : le stock de pièces.
Question 6
Quelles données faut-il reprendre ?
Fichiers clients, historique, catalogue, ancien logiciel : dites où sont les données, combien il y en a et dans quel état. Leur reprise se prévoit et se chiffre, surtout quand les fichiers sont incomplets ou en double.
Exemple
Un tableur de 1 200 clients et 1 800 équipements, avec des doublons, et cinq ans d'historique d'interventions à garder.
Question 7
Avec quels outils doit-il échanger ?
Comptabilité, facturation, agenda, messagerie, ERP ou CRM déjà en place : dites ce qui doit passer d'un outil à l'autre, et dans quel sens.
Exemple
Les interventions partent vers la facturation, les rendez-vous dans l'agenda Google.
Question 8
Quels documents et quels chiffres ?
Devis, rapports, bons de commande, attestations : les documents que le logiciel produit. Joignez un exemplaire de ceux que vous utilisez déjà, puis les chiffres que vous voulez suivre et les exports dont vous avez besoin.
Exemple
Le rapport et la fiche obligatoire quand on manipule des fluides frigorigènes, en PDF. Pour le gérant : les interventions par technicien et les contrats à renouveler.
Question 9
Où et comment y accède-t-on ?
Au bureau, en déplacement, sans réseau, avec le compte de l'entreprise ou un compte dédié, quelles sauvegardes et quel hébergement. Le RGPD veut que chaque donnée personnelle serve à quelque chose. Si un service informatique suit le projet, joignez ses exigences, avec le cahier des charges technique.
Exemple
Les techniciens travaillent parfois en sous-sol, sans réseau : le rapport doit pouvoir se remplir hors ligne. Données hébergées en Europe, sauvegardées chaque jour.
Question 10
Quels sont vos repères ?
Une date qui compte, un ordre de budget, qui valide de votre côté, une obligation propre à votre activité. Une fourchette suffit. Pensez aussi à l'après : la formation de l'équipe et la maintenance.
Exemple
En service en septembre. Un budget entre 10 000 et 20 000 €. Le gérant valide.
CRM ou portail client : ce qui s'ajoute
Pour un CRM
- Les étapes de vente, du premier contact à la signature, et ce qui fait passer de l'une à l'autre.
- D'où viennent les contacts : formulaire du site, salons, appels, fichiers importés.
- La fiche de chaque contact : ses coordonnées, l'historique des échanges et ses documents.
- Les relances et les tâches à ne pas oublier, avec leurs rappels.
- Les chiffres suivis : affaires en cours, taux de signature, chiffre d'affaires prévu.
Ce que comprend un CRM chez Beaspo est détaillé sur la page CRM sur mesure.
Pour un portail client
- Ce que chaque client voit : ses commandes, ses documents, ses factures, l'avancement de ses dossiers.
- Ce qu'il fait seul : déposer un document, signer, payer, poser une question.
- Comment il reçoit ses accès, et qui les gère de votre côté.
Ce que comprend un portail client chez Beaspo est détaillé sur la page portail client sur mesure.
Le modèle à télécharger
Les dix questions avec la place pour vos réponses, puis l'exemple de l'entreprise d'entretien de climatisations rempli en entier. Gratuit, sans inscription.
Le Word se remplit directement, aussi dans Google Docs. Le PDF s'imprime ou se lit à l'écran.
Et une fois vos réponses prêtes ?
Gardez-les pour l'appel, ou envoyez-les à l'avance à contact@beaspo.com. En 30 minutes, Clément les reprend avec vous et complète ce qui manque. Sous 48 h, tout est posé par écrit : les écrans, les règles, le prix et la date de mise en ligne.
Votre logiciel métier, chiffré par écrit sous 48 h.
Un appel de 30 minutes avec Clément, puis une proposition écrite avec les écrans, le prix et la date de mise en ligne.
Sur demande, vous signez un accord de confidentialité avant l'appel.
Questions fréquentes sur le cahier des charges d'un logiciel métier
Logiciel sur mesure ou logiciel du marché : le cahier des charges aide-t-il à choisir ?
Oui. Écrit avant de choisir, il sert dans les deux cas : comparer les logiciels du marché à vos besoins, ou faire chiffrer un logiciel sur mesure. Quand un logiciel du marché couvre l'essentiel, il suffit souvent, et chez Beaspo, on vous le dit pendant l'appel.
Cahier des charges ERP : faut-il un logiciel sur mesure ?
Rarement pour tout. Un ERP du marché couvre la gestion de toute l'entreprise, et son cahier des charges sert à le choisir et à le paramétrer. Le sur mesure convient à la partie de votre activité qu'aucun ERP ne suit bien, et se connecte à celui que vous avez déjà.
Comment associer l'équipe à la rédaction du cahier des charges ?
Demandez à ceux qui feront le travail de raconter leur journée et de montrer leurs fichiers : les tableurs bricolés et les messages échangés révèlent les vrais besoins. Une heure par poste suffit souvent, et l'équipe adopte mieux un outil qu'elle a aidé à décrire.
Faut-il prévoir la formation des utilisateurs dans le cahier des charges ?
Oui, en une ligne : qui doit être formé, combien de temps, et qui répond aux questions les premières semaines. Un logiciel conçu autour de votre façon de travailler se prend en main vite, mais l'équipe doit savoir à qui s'adresser.
Une autre question ?
Clément vous répond en moins de 2 h.
Comment rédiger le cahier des charges d'un logiciel métier ?
Un cahier des charges de logiciel métier décrit l'outil attendu : son but, ceux qui l'utilisent, les étapes et les règles de votre activité, les données à reprendre et les outils à connecter. C'est un cahier des charges fonctionnel : il dit ce que le logiciel doit faire, pas comment le programmer. On y retrouve les rubriques habituelles (contexte, objectifs, besoins des utilisateurs, processus, fonctionnalités, reprise des données, contraintes, budget et délais), posées ici en dix questions simples.
Pour un logiciel métier, ce sont surtout le nombre d'écrans, les rôles, les règles à automatiser, la reprise des données existantes et les connexions à vos autres outils qui font varier le prix et le délai. Les dix questions valent pour un outil interne, un CRM ou un portail client, et le bloc qui suit ajoute ce qui est propre au CRM et au portail client.
Chez Beaspo, ce document reste facultatif : une idée suffit pour réserver l'appel. Pour un projet qui n'est pas un logiciel métier, partez de la page Préparer votre projet.